Aufbau von Integrierten Management Systemen (IMS)

Ist-Analyse

Eine Zusammenarbeit mit QUM Consult beginnt i.d.R. mit einer Einstiegsberatung. Je nach Beratungsgegenstand und Unternehmen werden wir mit Ihnen eine Kurzanalyse vereinbaren. Dabei werden wir an 1-2 Tagen in den verschiedenen Betriebsbereichen die Anforderungen und Optimierungspotenziale in Hinblick auf den notwendigen Beratungsaufwand abschätzen. Wir vergleichen den derzeitigen Status mit den aktuellen Anforderungen der jeweiligen Normenwerke. Basierend auf dieser Kurzanalyse entwickeln wir einen Handlungs- und Projektplan einschließlich eines konkreten Beratungsangebots, das den Beratungsumfang bis zur Zielerreichung umfasst. Diese Ergebnisse sind dann Grundlage für Ihre Entscheidung über das weitere Vorgehen und eine Zusammenarbeit.

Aufbau von Management Systemen

Anforderungen an das Projektteam

Grundlage für unsere Beratungstätigkeiten ist unsere jeweilige Projektstruktur, die sich an nebenstehender Darstellung orientiert.

Die Hauptaufgaben des Projektteams sind die Entwicklung von Inhalten, Organisationsaufgaben, Moderation und Dokumentation. Die Teammitglieder sollten entsprechende Erfahrungen, organisatorisches Geschick und gute Kommunikationsfähigkeiten besitzen. Es sollte darauf geachtet werden, dass ausreichende Kenntnisse über die betrieblichen Abläufe vorliegen und über eine gewisse Betriebszugehörigkeit auch eine Reihe von Mitarbeitern persönlich bekannt sind. Dies macht die Projektarbeit leichter als für einen neu eingestellten Mitarbeiter.

Zeit- und Ressourcenplanung

Die Einführung eines Managementsystems sollte nicht zu einer „unendlichen Geschichte“ werden. Im Rahmen eines zeitlich begrenzten Projekts wird angestrebt, die Strukturen des Systems festzulegen und das Unternehmen entsprechend den definierten Prozessen zu organisieren. Es wird kein Perfektionismus angestrebt, sondern der Aufbau eines Management-Regelkreises steht im Mittelpunkt. Mit diesem lässt sich dann kontinuierlich die Weiterentwicklung und Verbesserung der betrieblichen Abläufe realisieren. Für das Projektziel sollte der Zeithorizont je nach Unternehmensgröße und Organisationsgrad zwischen minimal 9 Monate und maximal 2 Jahre liegen. Je länger ein Projekt dauert, desto später wird der volle Projekterfolg erreicht. Ein intensiver Einstieg mit allen Beteiligten gewährleistet erste Erfolge und beschleunigt damit die allgemeine Umsetzungsphase.

Produktivität über Zeit

In der nebenstehenden Abbildung wird nachvollziehbar dargestellt, dass jede Investition – was eine auch Organisationsveränderung ist – kurzzeitig die Produktivität absinken läßt. Dies liegt daran, dass Arbeitskraft in ein Projekt gesteckt wird und nicht direkt in die Wertschöpfung und dass die Anwendung neuer Verfahren oder Techniken immer eine Anlernphase mit geringerer Produktivität und höherer Fehlerquote zur Folge hat. Erst nach einiger Zeit steigt die Produktivität wieder an und erreicht dann ein höheres Niveau als vorher (Lernkurveneffekt).

Wertschöpfung“ steht hier für alle Produktions- und Dienstleistungsunternehmen.


Workshop und Einzelberatung

Neben dem klassischen Projektablauf zur Einführung eines Managementsystems haben sich aber auch Gruppenprojekte bewährt. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus einer Workshopreihe und Einzelberatung. Unternehmen, die ähnliche Produkte/Dienstleistungen erstellen und vergleichbare Organisationen aufweisen, schließen sich zusammen für die Projektdauer. Sie treffen sich in der Regel einmal monatlich zu einem gemeinsamen extern geleiteten Workshop. Im Rahmen der Workshops werden nacheinander alle relevanten Qualitätsmanagementelemente vorgestellt und für die betriebliche Umsetzung Lösungsvorschläge erarbeitet und diskutiert. Mit diesen Grundlagen hat jedes Unternehmen bis zum nächsten Treffen die verbindlich vereinbarte Aufgabe, die entsprechenden Verfahrensanweisungen zu erarbeiten und einzuführen. Begleitet wird das Projekt durch Berater, die in regelmäßigen Abständen die betriebliche Umsetzung vor Ort unterstützen und überprüfen.

Zertifizierung

Zertifizieren

Eine formale Zertifizierung kann für verschiedene Managementsysteme und auf der Grundlage unterschiedlicher Normen erfolgen. Es ist sehr branchenabhängig, inwieweit eine Zertifizierung notwendig und angebracht erscheint. Der Ablauf einer Zertifizierung ist jedoch grundsätzlich immer gleich. Diese umfasst eine Auditierung im Unternehmen und ist zeitlich befristet laut Auditplanung. Bei der Auswahl einer passenden Zertifzierungsgesellschaft stehen wir beratend zur Seite.

Ein Zertifizierungsaudit läuft wie links zu sehen ab.